スッキリとした書類収納術! かさばる書類を上手に整理する方法

2016-07-15住まい

  • 契約書
  • 取扱説明書
  • 保険証券

等々…保管しておくべき書類って、じわじわと増えていきますよね。

 

我が家では、ニトリのファイルボックスに入れて書類を保管しています。

パッと見は統一されていても、それぞれの会社から送付されてきた封筒のまま保管しているので、高さも色もバラバラ

加えて、だんだんと増える書類によりボックスの中身がいっぱいいっぱいになってきました。

 

この記事では、スッキリとした書類収納方法と、破棄する書類の選別方法について解説しています。

 

使い勝手がイマイチなクローゼット収納ついては、改善事例が別記事にありますのでお悩みの方はあわせてどうぞ。

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100均セリアのA4ドキュメントホルダースリムで書類を小分け収納する

まず、貰った書類を封筒のまま保管している私のような方は、今すぐその封筒を捨てましょう!

20160715_02

そしてセリアのファイルケース(正式名はA4ドキュメントホルダースリム)に小分け収納することにより、見た目がだいぶスッキリしますよ!

 

20160715_03

セリアのファイルケースはインデックスが付けられます。

直接書き込むと書類の入れ替えが効かないので、マスキングテープにメモして貼り付けましょう。

写真では全てのインデックスに貼ってますが、書類を5ヵ所フルに入れたら蓋が閉まらなくなったので、2~3ヵ所がベスト。

 

これって必要? 破棄してもいい書類と破棄してはいけない書類

貰った封筒のまま保管していると、中をあまり整理していないという方も多いはず。

封筒から書類を出して一から見直してみると、結構要らない書類があるんですよね。キャンペーンのチラシだったりとか。

必要最低限の
  • 申込書控え
  • 約款
  • 契約書
を残して、不要なチラシは捨ててしまいましょう。

 

20160715_05

選別した結果、我が家の不要なチラシはこんなにありました。

恐らく全ての書類の1/3は占めていたのではないかと。限りあるスペースなのに無駄なものを保管していたことに後悔です。

 

手書きの申込書控えは捨てないで! 私が後悔した体験談

契約書さえ残してれば申込書控えいらないんじゃない? とお思いの方! 違うんです!

特に手書きの申込書控えは残しておいた方が賢明です!

少し長くなります。

あれはまだ若かりし頃。アパートに住んでいたときの話。

某放送局と契約するために申込書を手書きで記入しました。

契約を交わすというのに詳しい説明はなかったのですが、私も「TVを持っていたら義務なので契約すべき」と考えていました。当時は。

そのため特に何の疑問もなく、申込書に記入し契約を交わしました。

その数年後、衝撃の事実が発覚。

何の説明もなく、契約が衛星契約になっていたのです。

 

地上契約と衛星契約

そのときまで地上契約と衛星契約という区分があることを知らなかった私。

ご存知ない方のために説明しておきますと

  • 地上契約 … テレビとアンテナとそれをつなぐケーブルさえあれば誰でも見れる(いわゆる地上波を見ている)世帯向けの契約
  • 衛星契約 … CSやBS、ケーブルテレビなど、衛星放送が見れる環境にある世帯向けの契約

という2種類の区分があるんです。

引き落とされた金額を見て「受信料高いなー、年払いにしてるけど月払いよりどのくらいお得なんだろう」と思って調べた結果、初めて区分があることを知りました。

私の知識はさておき、そのアパートの受信設備が衛星契約のものなら、契約時に一言あるべきではないでしょうか。

 

受信料、返せ! 返還を求めた結果

衛星契約の事実が発覚したときは他のアパートに移り住んでいたため、すぐさま某放送局に受信料の返還を求めました。

まぁそもそも当時のアパートでも衛星放送見れてなかったけどね・・・ケーブルテレビはアパートで加入してましたが、BS・CSは受信できてませんでした。

だから衛星契約ですらないのですが。もう引っ越した後だったので、詳しい調査もできず。

とりあえず引っ越し後の分の返金だけでも!という思いで連絡しました。

しかし、帰ってきた答えは

「衛星放送のアンテナを取り付けていないという記録がないため、返金には応じられない」

とのこと。

 

これは・・・悪魔の証明!!!

証明が非常に困難なものごとを表す比喩表現。
古代ローマ法において所有権の帰属証明が極めて困難であったことから、この言葉が初めて用いられたとされている。
現代においては、権利関係や消極的事実の証明に関する法的表現であるが、転じて一般に、証明が極めて難しいこと全般に対し用いられている。
例えば、赤いカラスがいないことを証明するためにはすべてのカラスを調べなければならず、立証することは事実上不可能である。
特にこうした「事実の不存在の立証が求められること」を悪魔の証明と呼ぶことが多くなっており、卑近な論争でも盛んに用いられている。

コトバンク> 知恵蔵mini> 悪魔の証明とは

そんな記録があるはずもなく。

ネット上で相談してみましたが「諦めろ」と言われる始末。

私の受信料差額の5万円は勉強代となりました。

 

諦めざるを得なかった・・・今後の教訓

で、何で「申込書を取っておくべき」と言っているのかという話ですが。

某放送局の申込書には地上契約か衛星契約かを選んで丸で囲む欄があります。

私は衛星契約に丸をした覚えが全くないのです!

そんな契約の違いがあることを知らなかったのですから、丸をするはずがありません。

じゃあ誰が衛星契約にしたのか?

個人的見解ですが、家に来た地域スタッフしか考えられません。

地域スタッフは歩合制らしいです。恐らく衛星契約のほうが単価が高いのでしょう。

基本的に、契約書等を偽造すると「私文書偽造等罪」というれっきとした罪となります。

例えば、銀行で振込用紙に不備があると「ここ書いてください」と言われますよね。

あれは日付とかのごくごく簡単な情報でも、銀行員が勝手に書き加えてはいけないため申込者本人が書かされるのです。

というわけで、申込書を保管しておけば私も某放送局ともう少し戦えたという非常に悔しい思い出があります。

うん・・・引っ越したときに「前のアパートの住所のやつだからもう要らなーい」と捨てた私が馬鹿でした・・・。

残しておけば「手元の控えには丸ついてないけど何でそっちに丸ついてるの?」とネチネチ攻撃して返金の可能性もあったかもしれないのに!

 

とみー
とみー

こうした経験から、手書きの申込書控えは保管しておくことをすすめています!

破棄してもOKな書類

  • キャンペーンチラシ
  • 期限が過ぎた保険証券
  • 捨てた家電の取扱説明書・保証書

破棄してはいけない書類

  • 契約書
  • 約款
  • 保険証券
  • 手書きの申込書控え
  • 取扱説明書・保証書
  • 領収書(5年程度保管した後に破棄)

 

収納する書類を出来るだけ減らしたいあなたへ

20160715_04

書類整理後の我が家の書類の様子はこんな感じ。

当初と比べると見た目が統一されてスッキリしましたね。

 

さほど重要でない書類は、スキャンしてネットに保存しておくという手もあります。

紙ベースの書類は破棄できますし、スマホでどこでも確認できるというメリットも。

詳しくはEvernote活用事例の記事に書いてあります。うまく有効活用して、スッキリとした収納を目指しましょう。

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